Tymczasem, kiedy dochodzi do wystawienia faktury, widniejąca na niej kwota bynajmniej nie oddaje stopnia zaangażowania zespołu i poświęconych godzin. Dlaczego? Przyczyną może być brak rejestracji czasu pracy. Bo choć wielu prawników narzeka na konieczność rejestrowania przepracowanych godzin, nie robiąc tego – traci. I to dużo.
Brak czasu, narzędzi i brak… wsparcia z góry
Skoro rejestracja czasu pracy jest niezbędna, a jej brak generuje po stronie kancelarii poważne straty, to dlaczego wiele kancelarii wciąż tego nie robi? Jak wynika z raportu „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” przeprowadzonego na zlecenie Fundacji Legaltech Polska, aż 76% (!) prawników uważa rejestrację czasu pracy za bardzo uciążliwe zadanie.
Podstawową przyczynę oporu wobec rejestracji czasu pracy wśród prawników stanowi problem, który nęka branżę od lat – brak czasu. Prawnicy w natłoku codziennych zadań merytorycznych, spotkań z klientami i konieczności zarządzania zespołem, mają problem z wygospodarowaniem czasu na rejestrację przepracowanych godzin. Tym bardziej, że wielu z nich tkwi w przekonaniu, że odbywa się to poprzez… ręczne uzupełnianie arkuszów w Excelu, a na rynku nie ma narzędzi dopasowanych do potrzeb branży prawnej. Błąd!
Arkusze kalkulacyjne nie są metodą rejestrowania czasu pracy na miarę XXI wieku. Korzystanie w tym zakresie z Excela lub podobnych programów rodzi ryzyko popełnienia błędu. Jest też zwyczajnie niewygodne, przez co zachowanie systematyczności w rejestracji staje się niemal niemożliwe. Na rynku istnieją znacznie pewniejsze i bezpieczniejsze narzędzia. System do zarządzania kancelarią Advisor247 Legal zapewnia możliwość rejestrowania czasu pracy przy pomocy wygodnego stopera – bez konieczności ręcznego uzupełnienia niezbędnych danych.
Kolejną przyczyną, dla której zespoły kancelarii nie doceniają korzyści płynących z rejestracji czasu pracy, jest brak odpowiednich wzorców. Jeśli kadra zarządzająca kancelarii sama nie zachowuje kontroli nad przepracowanymi przez siebie godzinami, nie powinna wymagać skrupulatności w tym zakresie od swoich podwładnych. Tymczasem w praktyce często mamy do czynienia z pewnego rodzaju dysonansem. Każda kancelaria chce się rozwijać, a co za tym idzie – wystawiać faktury na kwoty odpowiadające rzeczywistej liczbie przepracowanych godzin. Bez rejestracji czasu pracy to bardzo trudne.
Aby więc nie tracić – dobry przykład powinien iść z góry. A za przykładem powinno pójść… dostarczenie zespołowi odpowiednich narzędzi. Znacznie nowocześniejszych i wygodniejszych niż wspomniany już Excel.
Praktyczne korzyści z regularnej rejestracji czasu pracy, które odczuje każda kancelaria
Większa kontrola nad zarobkami kancelarii jest kluczową i oczywistą korzyścią z rejestracji przepracowanych dla klientów godzin. To jednak nie wszystko. Rejestracja czasu pracy może posłużyć również jako:
- Benchmark do oceny młodszych prawników. Dzięki rejestracji czasu pracy całego zespołu można ustalić, ile powinny zajmować konkretne, powtarzające się czynności. Na tej podstawie w rzetelny (i sprawiedliwy!) sposób można sprawdzić potencjał m.in. mniej doświadczonych pracowników.
- Przygotowanie do fakturowania. Rejestracja czasu pracy przydaje się także na etapie poprzedzającym wystawienie faktury. Pozwala sprawnie ocenić wszystkie zrealizowane projekty i ocenić, jaka łączna kwota powinna znaleźć się na dokumencie wystawionym ostatecznie. Przydaje się to szczególnie w kancelariach, wystawiających tzw. pre-bills, które trafiają do akceptacji klienta przed finalnym rozliczeniem. Pomaga to uniknąć zbędnych niejasności i sprzyja utrzymaniu dobrych relacji z ważnym partnerem.
- Motywacja do dalszej pracy. Dzięki rejestrowaniu czasu pracy i kontroli nad tym, co i w jakim zakresie robił zespół, można wyciągnąć wnioski, które posłużą do rzetelnej oceny efektów. Zespoły, które nie rejestrują czasu pracy, często nie do końca zdają sobie sprawę, jak wiele czynności wykonują i jak bardzo ich zaangażowanie jest przydatne dla całej kancelarii. Tego typu dane – przedstawione „czarno na białym” – stanowią silną motywację do dalszego, rzetelnego wykonywania codziennych zadań.
A może… zbiorczo na koniec miesiąca?
Prawnicy, chcąc oszczędzić czas, którego – jak już ustaliliśmy – zwykle nie mają zbyt wiele, często przypominają sobie o rejestracji czasu pracy… na koniec miesiąca. Siadają wówczas do komputera, próbując przypomnieć sobie wszystkie wykonane czynności, odbyte rozmowy i przygotowane pisma. W efekcie poświęcają na to zadanie pół dnia, co budzi irytację. To zdecydowanie nie jest oszczędność czasu.
Oczywistym skutkiem „zbiorczej” rejestracji czasu pracy jest pominięcie sporej części wykonanych zadań, które nigdy nie zostają rozliczone. Prawnicy, którzy nie rejestrują przepracowanych godzin na bieżąco, w efekcie zapisują aż ok. 20% mniej. To kilkadziesiąt godzin bezpłatnej pracy!
A można prościej – można po prostu rejestrować czas pracy regularnie i na bieżąco, poświęcając na to zaledwie kilka minut dziennie. Na przykład przy pomocy systemu Advisor247 Legal.
Rejestracja czasu pracy może być wygodna – dzięki odpowiednim narzędziom
Możliwość sprawnego rejestrowania czasu pracy to jedna z podstawowych funkcjonalności kompleksowego systemu do zarządzania kancelarią – Advisor247 Legal. Twórcy zadbali nie tylko o to, aby rejestracja czasu pracy w systemie była szybka i intuicyjna, ale przede wszystkim – wygodna.
Wystarczy skorzystać z prostego w obsłudze stopera i nie wychodząc z systemu, kliknąć odpowiedni przycisk umieszczony na karcie sprawy. Nie trzeba podawać żadnych danych – system automatycznie przypisuje sprawę i klienta, uzupełnia pola domyślnymi danymi, wprowadza odpowiednią stawkę i wylicza wartość usługi. Rejestrować czas pracy można także bezpośrednio z poziomu poziomu Worda, Excela, czy Outlooka – czyli narzędzi, z których najczęściej korzystają prawnicy. Czas automatycznie zarejestruje się jako praca nad konkretnym dokumentem lub e-mailem. Nie opuszczając narzędzi, w których prawnicy pracują na co dzień, mogą wygodnie rejestrować przepracowane godziny.
Wielu mobilnych prawników doceni również fakt, że w Advisor247 Legal, rejestrować czas pracy można także przy pomocy aplikacji na smartfony Advisor247 Pocket. Można mieć ją zawsze przy sobie – w podróży służbowej, w sądzie, czy stojąc w kolejce na poczcie. Dzięki temu po powrocie do biura nie trzeba pamiętać o konieczności zarejestrowania czasu. Można wprost przejść do zadań merytorycznych.
Tak skonstruowana funkcjonalność sprzyja temu, aby zespół (w końcu!) zaczął traktować rejestrację czasu pracy jako coś oczywistego – coś, z czego praktyczne korzyści czerpie cała kancelaria. Dzięki odpowiednim narzędziom, jak Advisor247 Legal, rejestracja czasu pracy stanie się oczywistą czynnością, która nie wymaga oderwania się prawnika od merytorycznych zadań.
Każda kancelaria powinna rejestrować czas pracy
Na koniec ważne przypomnienie: korzyści z rejestracji czasu pracy dotyczą każdej kancelarii – bez względu na jej wielkość, specyfikę obsługiwanych klientów, czy specjalizację. To nie jest zadanie “tylko dla dużych graczy”, to nie jest “coś dodatkowego”. To po prostu obligatoryjna czynność w każdej organizacji, która chce sprawiedliwie rozliczać się z klientami, a w efekcie – rozwijać swój biznes bardziej efektywnie.
Na braku rejestracji czasu pracy traci każdy prawnik i każda kancelaria. Każdy, kto dotąd tego nie robił, przekonuje się o tym już w bardzo krótkim czasie po rozpoczęciu systematycznej rejestracji!
Sprawdź, jakie jeszcze zadania kancelarii można uprościć przy pomocy systemu Advisor247 Legal.
