Rozliczenia z klientami są przyjemne… ale dopiero, gdy pieniądze znajdują się już na kancelaryjnym koncie. Wcześniej trzeba dopełnić szeregu formalności, w tym w szczególności – wystawić faktury.
Wystawienie jednej faktury jest szybkie i mało uciążliwe, ale co jeśli kancelaria ma w miesiącu takich faktur do wystawienia kilkadziesiąt lub kilkaset? Czy fakturowanie da się zoptymalizować i przyspieszyć?
Praca z fakturami zdecydowanie nie należy do ulubionych zadań prawników
W ostatnich latach praca prawnika uległa poważnym przemianom. Prowadzenie kancelarii to nie tylko praca z klientami i wykonywanie zadań merytorycznych – to także szereg ważnych zadań o charakterze organizacyjnym. To m.in. zarządzanie projektami, rejestracja czasu pracy, czy właśnie fakturowanie.
Fakturowanie, choć niezbędne, bezsprzecznie jest jedną z czynności organizacyjnych, którą prawnicy lubią najmniej. I choć rozwiązanie wydaje się proste – przecież pracę z fakturami można oddelegować – na przeszkodzie nierzadko stoją względy finansowe. W praktyce w mniejszych kancelariach i jednoosobowych organizacjach, prawnicy osobiście odpowiadają za formalności i rozliczenia. Tym bardziej warto więc zadbać, aby zadanie to było możliwe proste i nie odbierało prawnikowi czasu, który mógłby poświęcić na pracę właściwą.
Co można zrobić, aby fakturowanie było mniej bolesne?
Choć fakturowanie z pewnością nigdy nie będzie dla prawników tak pasjonujące jak rozwiązywanie skomplikowanych problemów klientów, istnieje kilka prostych trików, dzięki którym można je uprościć i zoptymalizować. Przede wszystkim:
1. Zaplanuj czas na fakturowanie. Prawnicy często traktują fakturowanie jako zadanie, które można wykonać „z doskoku”, w wolnej chwili. Tymczasem zadanie to – podobnie jak pracę metryczną – warto zaplanować i uwzględnić w kalendarzu. Warto też przyzwyczaić do tego klientów – tak, aby nie prosili o „szybką fakturkę” dowolnego dnia, a spodziewali się jej w konkretnych terminach, np. na koniec miesiąca czy w jego połowie. Strategiczne zaplanowanie działań z fakturami pozwoli podejść do tego zadania z większym spokojem.
2. Wybierz wygodny system do fakturowania. Często systemy służące do wystawiania faktur mają mało przyjazny interfejs i nie są zbyt intuicyjne w obsłudze. Choć to czynniki z pozoru prozaiczne (liczy się przecież efekt, czyli wystawienie faktury), to mogą one znacząco obniżyć komfort wykonywania i tak nielubianego zadania. Warto zdecydować się na system, który będzie po prostu wygodny. Moduł służący do fakturowania może być też częścią systemu do zarządzania kancelarią – jest tak m.in. w Advisor247 Legal. To najwygodniejsze rozwiązanie, dzięki któremu prawnik nie musi uczyć się obsługi odrębnego systemu do wystawiania faktur. Nie musi też ponosić dodatkowego kosztu.
3. Korzystaj z dostępnych udogodnień. Być może nie zawsze trzeba wystawiać fakturę „od zera”. Warto skorzystać z dostępnych w systemie do fakturowania możliwości, jak np. tworzenie szablonów faktur, czy domyślne nazwy pozycji faktury. To znacznie przyspiesza pracę!
4. Zaufaj technologii i unikaj błędów. Jedną z przyczyn, dla których prawnicy nie lubią fakturowania, jest obawa o popełnienie błędu na fakturze. Faktura to kluczowy dokument rozliczeniowy i nie zawsze poprawienie błędu jest aż tak proste. Tymczasem dzięki korzystaniu z dobrego, odpowiednio skonfigurowanego systemu do fakturowania, dużo łatwiej jest uniknąć błędów.
Wygodne fakturowanie w Advisor247 Legal
Fakturowanie jest ważną funkcjonalnością systemu Advisor247 Legal, dzięki której prawnicy – bez wychodzenia z systemu, korzystania z dodatkowych programów do fakturowania i ponoszenia dodatkowych opłat – mogą szybko i bezpiecznie wystawiać faktury.
System do zarządzania kancelarią Advisor247 Legal w ostatnim czasie zaoferował swoim użytkownikom szereg praktycznych udogodnień związanych właśnie z fakturowaniem. Aby prawnikom pracowało się jeszcze wygodniej, w systemie pojawiły się możliwości takie jak:
- Szybkie tworzenie pojedynczej faktury. Teraz tworzenie pojedynczych faktur w Advisor247 Legal jest znacznie szybsze. W systemie pojawiła się dedykowana zakładka zawierająca jedynie elementy przygotowane do wystawienia na fakturze (zatwierdzone czasy pracy, zaliczki, wydatki i aktywne ryczałty). System sam grupuje, sumuje i rozlicza elementy składowe pozycji faktury. Do wystawienia dokumentu wystarczą dosłownie trzy kliknięcia. Wygodniej się nie da!
- Nowe szablony faktur. Twórcy systemu Advisor247 Legal rozumieją, że choć dla klientów kancelarii liczy się przede wszystkim kwota widoczna na fakturze, to nie bez znaczenia są też aspekty wizualne. Uatrakcyjniony został więc wygląd szablonów faktur i załączników do nich. Szablon faktury jest spójny z wyglądem załącznika, dzięki czemu klienci otrzymują estetyczny komplet dokumentów. Każdy z szablonów jest dostępny w dwóch wersjach językowych – polskiej oraz angielskiej.
- Domyślne nazwy pozycji faktury. Elementy faktury w systemie Advisor247 Legal są tworzone z domyślnie przypisanymi nazwami i parametrami. Udostępniona została możliwość edycji wszystkich pozycji faktury i jej składowych przed wystawieniem.
- Praktyczne zmiany wizualne. Ekran fakturowania w Advisor247 Legal jest teraz jeszcze bardziej przejrzysty i intuicyjny, a wyglądem przypomina rzeczywisty dokument. Widok podzielony został na funkcjonalne sekcje. Wprowadzono także możliwość modyfikacji poszczególnych pozycji na fakturze, co umożliwia zachowanie pełniejszej kontroli nad zawartością, m.in. edycję nazwy, ilości czy wartości. Zmianie uległ także ekran faktury korygującej.
Fakturowanie powinno być wygodne!
Wystawianie faktur i praca z tymi dokumentami nie musi zajmować prawnikowi wielu godzin. Nie musi być też męczyć i irytować… o ile kancelaria korzysta z odpowiednich narzędzi. W kwestii fakturowania warto zaufać technologii i korzystać z dostępnych możliwości optymalizujących pracę.
System Advisor247 Legal na co dzień dba o to, aby praca prawników była wygodniejsza, i bardziej efektywna – także w zakresie fakturowania.
Sprawdź, jakie jeszcze zadania kancelarii można uprościć przy pomocy systemu Advisor247 Legal.
